Email Perusahaan, Mengapa Sangat Penting Untuk Kesuksesan Bisnis?

Jika diibaratkan dengan rumah, maka website bisnis kita itu menunjukkan rumah dengan keunikan arsitektur, desain interior dan desain eksteriornya. Nah, nomor rumah yang terpasang pada  tembok di teras ataupun di pagar depan rumah menunjukkan email atau alamat yang dituju untuk berhubungan dengan pemilik rumah. Nomor rumah menggambarkan bahwa kiriman paket yang datang ataupun tamu yang ingin berhubungan langsung tidak akan salah alamat.

Artinya apa? Email yang dibuat bukan menggunakan email perusahaan, namun email dengan domain perusahaan, menunjukkan kredibilitas atau tingkat keterpercayaan. Orang atau pebisnis yang menggunakan email resmi dari perusahaan atau institusi dimana ia bekerja, mendapatkan keuntungan dari kejelasan dan kredibilitas dari perusahaannya. Pebisnis dengan email perusahaan mendapatkan poin lebih tinggi dibandingkan pebisnis yang menggunakan email gratisan.

Kredibilitas Adalah Kunci Bisnis

Hukum dari dunia bisnis dengan tingkat persaingan ketat,dengan banyaknya kompetitor, adalah kredibilitas atau kepercayaan.  Rekan bisnis kita, dan juga kita sendiri, secara naluriah pasti menginginkan keamanan dalam menjalankan bisnis. Bisa dibayangkan bagaimana kekuatiran muncul dan menghantui dari hari ke hari ketika bisnis dijalankan dengan rekanan yang tidak bisa dipercaya.

Ambil contoh saja, misalkan, pada suatu ketika sebuah email masuk ke inbok email kita. Email yang menggunakan email gratisan. Isi dari email tersebut menawarkan kerja sama pengiriman barang berupa batik dari Solo ke Medan sebanyak 1,000 item. Tawaran email tersebut dilanjutkan dengan komunikasi intens melalui WA. Dan disepakati bahwa rekanan di Medan membayar uang muka sebesar 30%.Sisanya akan ditransfer setelah barang tiba di Medan.

Karena menghitung bahwa profit margin dari 1,000 item batik tersebut besar, dalam kisaran puluhan juta rupiah, akhirnya dikirimlah pesanan batik tersebut ke Medan. Setelah pengiriman, hari berganti minggu dan bulan, janji untuk mentransfer kekurangan 70% tidak kunjung ditepati. Akhirnya sadar bahwa sudah mengalami penipuan. Margin keuntungan 15% berubah menjadi kerugian 55% dari nilai total transaksi.

Resiko tertipu dalam praktik bisnis bisa dhindari jika rekanan kita menggunakan email resmi perusahaan. Domain atau website perusahaan bisa dilacak dan ditelusuri, apakah perusahaan tersebut perusahaan bonafide atau abal-abal.

Cara pandang berkebalikan berlaku untuk rekanan kita. Siapapun rekanan yang akan bekerja sama, mereka merasa aman bekerja sama dengan kita bila kita menggunakan email resmi perusahaan.

Alasan Email Perusahaan Sangat Penting

Email perusahaan adalah email hosting untuk perusahaan. Jadi, ketika perusahaan kita membuat website, ada fitur email yang otomatis melekat pada website tersebut. Misalkan, nama perusahaannya: www.widyantiyuliandari.com, maka email perusahaannya : xxx@widyantiyuliandari.om. Ibarat sebuah rumah, seperti perumpaan di bagian awal, siapapun dan terkhusus calon potensial klien akan bisa melihat serta menelusuri website kita sebelum memutuskan untuk melakukan kerja sama transaksi bisnis.

Selain menunjukkan krebilitas, email perusahaan juga memiliki fungsi yang lain, yaitu:

1. Sifat komunikasi lebih resmi

Email perusahaan menunjukkan bahwa isi email berhubungan dengan pekerjaan dan mewakili institusi perusahaan itu. Isi email lebih resmi. Jadi, pengirim email bukan berbicara atas nama pribadi namun atas nama institusi. Artinya, isi email bisa lebih dipercaya.

• Menunjukkan profesionalitas dan citra positif

Email perusahaan memperlihatkan bentuk profesionalitas yang melekat pada institusinya. Pengirim email menempatkan diri dalam koridor pekerjaan. Dan ini memberikan kesan positif bagi penerima email karena menilai apa yang dituliskan dalam email seperti penawaran kerjasama, dilakukan secara profesional.

• Mengajak untuk mengenalkan perusahaan

Melalui email perusahaan, contohnya kita menerima email dari xxx@widyantiyuliandari.om dan memberikan penawaran kerjasama, tanpa kenal sebelumnya, tentu mendorong penerima email untuk menelusuri informasi mengenai perusahaan tersebut. Secara tidak langsung, email perusahaan adalah bagian dari marketing.

• Membranding perusahaan

Jangan berpandangan bahwa email perusahaan sebatas fungsi menerima dan mengirimkan email. Email perusahaan adalah bagian dari upaya membranding perusahaan sehingga dimata klien ataupn rekanan kerja, perusahaan dinilai positif, profesional dan terpercaya.

• Memiliki fitur backup dan keamanan data email

Email perusahaan memiliki fungsi untuk meningkatkan keamanan data sekaligus membackup data karena bersifat eksklusif yaitu hanya kalangan internal saja yang bisa mengakses. Nah, keamanan data di era interkonektivitas sekarang ini menjadi bagian sangat penting dari hidup dan matinya sebuah perusahaan.

• Manajemen kerja internal perusahaan

Email perusahaan menjadi bagian dari strategi pengelolaan atau manajemen perusahaan. Pertama, hanya kalangan internal perusahaan yang bisa mengakses dan menggunakan email perusahaan. Kedua, informasi yang masuk dan keluar melalui email perusahaan adalah informasi yang berkaitan dengan pekerjaan sehingga bisa dikelola terpadu dan bisa diakses dengan cepat.

Bayangkan bila ada ribuan email yang masuk setiap hari, tentu butuh pengelolaan berdasarkan subyek, divisi ataupun tingkat urgenitasnya. Contohnya, email dari bagian sumber daya manusia (SDM) dan email dari bagian keuangan ataupun bagian riset dan development, tentu tidak bisa digabung. Pengelolaan email dan isinya menjadi bagian penting dari strategi pertumbuhan perusahaan.

Langkah Membuat Email Perusahaan

Cara untuk bisa memiliki email perusahaan adalah lebih dahulu membuat website perusahaan. Untuk membuat website perusahaan, kita bisa menghubungi penyedia jasa hosting terpercaya. Dari banyak tawaran penyedia jasa hosting, kita bisa memilih untuk beli hosting murah gratis domain. Pilihan domain gratis saat membeli hosting, apalagi yang menyediakan paket promo hosting, menjadi cara untuk menghemat biaya sekaligus praktis.

Setelah kita memiliki domain, maka fitur email dari domain bisa kita aktifkan dan gunakan. Jika kita mengalami kesulitan di dalam membuat email ataupun menaikkan kapasitas email dari fitur standar seperti jumlah orang yang akan membuat email, kita bisa menghubungi langsung admin perusahaan jasa hosting yang kita pilih tersebut.

Pastikan bahwa perusahaan jasa hosting yang kita pilih memiliki fitur chat sehingga komunikasi bisa dilakukan secara cepat. Pastikan juga bahwa admin yang menanggapi persoalan teknis kita dalam hal mengelola domain dan email adalah mereka yang responsif. Artinya, cepat, tanggap dan profesional menjawab dan membantu persoalan pelanggan hosting, yaitu kita.

Akhirnya, selamat membuat email perusahaan dan melakukan langkah bisnis yang lebih profesional dengan berpijak pada kredibilitas.